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¿Preparando ya tus vacaciones? ¡Un momento! ¿Has hecho ya tu Backup? Del mismo modo que, por ejemplo, le encargas a un amigo o familiar el cuidado de tus mascotas o tus plantas durante tu ausencia, también tienes que dejar en buenas manos tus proyectos diarios en la oficina antes de iniciar tus vacaciones. Aunque, en esta ocasión, son tus compañeros los encargados de evitar que tus tareas se marchiten durante los días que estés fuera. Todo el trabajo que realizamos diariamente tiene una continuidad durante nuestra ausencia, ya sea porque forma parte de proyectos en equipo o porque repercute directamente en el cliente o en otros departamentos. Por ello, en este artículo os vamos a hablar del Backup y los enormes beneficios que tiene para ti, para tus compañeros y para la empresa.

 

¿Qué es un Backup?

Se trata de una serie de acciones a realizar antes de iniciar el periodo vacacional para que otros trabajadores puedan continuar o realizar las tareas de nuestro puesto de trabajo durante los días que nos ausentemos de la oficina. Realizar un buen backcup es necesario y beneficioso para todos:

  • Para ti: ¿Alguna vez has recibido una llamada del trabajo mientras estabas de vacaciones? Un buen Backup contendrá toda la información necesaria para que nadie tenga que recurrir a ti para solucionar un imprevisto.
  • Para tus compañeros: Es probable que tus compañeros tengan que realizar algunas de tus tareas diarias si no estás, por ello debes asegurarte que tienen todo lo necesario para llevarlas a cabo y que saben realizarlas. De este modo, no entrarán en pánico si tienen que ocuparse de algún asunto del que sueles ocuparte tú.
  • Para la empresa: Muchas empresas no cierran durante las vacaciones y ofrecen sus servicios sin interrupción, por ello es necesario cubrir tus tareas para no afectar al servicio o producto que se ofrece.

Todos los departamentos de la empresa deben organizarse para cubrir la ausencia de compañeros por vacaciones, por tanto un backup efectivo siempre requiere de esfuerzo por parte de todos y de una buena capacidad para transmitir el conocimiento a los demás.

 

Consejos para un buen Backup

Las tareas a realizar para hacer un buen backup siempre dependerán de tu puesto de trabajo. Te damos algunos tips generales que debes adaptar a la dinámica de tu trabajo diario. Empieza ya a organizar tus vacaciones, ¡tu maleta empieza en la oficina!

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Configura tu correo con una autorespuesta

Aunque es importante que todos nuestros compañeros sepan durante qué fechas nos ausentaremos de la oficina, puede que alguien nos intente contactar vía email mientras no estemos, ya bien por desconocimiento o a causa de una urgencia. Para que no se quede durante días esperando una respuesta que no llegará, puedes configurar fácilmente un breve automensaje de respuesta con la siguiente información:

  • Nuestras fechas de vacaciones y, especialmente, el primer día tras ese periodo que estaremos disponibles.
  • Uno o varios emails de contacto de alguno de nuestros compañeros de departamento que están trabajando en ese momento, además de un teléfono de contacto disponible durante las mismas fechas.

De este modo, nuestro interlocutor podrá gestionar cualquier incidencia sin problemas.

 

Realiza copias de seguridad de toda tu información

Curarse en salud es primordial, por ello no está de más que realices copias de seguridad que toda la información que gestionas. Esto incluye, por ejemplo, tu equipo de trabajo, el correo corporativo, etc… Además, aquellos trabajadores que realicen tareas relacionadas con TIC deberán hacer especial hincapié en realizar copias de seguridad críticas de todos los servidores y datos corporativos que manejen. Por ello, deberán programar las tareas de mantenimiento críticas antes del periodo vacacional.

 

Planifica al detalle los últimos días en la oficina

Dedica los días anteriores al inicio de tus vacaciones a asegurar todo tu trabajo. Delega tus funciones durante tu ausencia a los compañeros pertinentes. Si es necesario, déjales un documento escrito con instrucciones o directrices concretas. Reúnete con ellos antes de irte y asegúrate que les traspasas toda la información fundamental que necesitan. Si tienes reuniones pendientes, aprovecha los últimos días para realizarlas y evita dejarlas pendientes.

 

Evita acabar tus proyectos deprisa y corriendo

Liquida todos tus asuntos más prioritarios antes de abandonar la oficina pero evita hacerlo rápido y mal. La organización en este punto es clave para no irse con un proyecto por entregar. Si tienes que dejar alguna tarea abierta, háblalo con tus compañeros y planea bien con ellos qué deben hacer. Saber delegar puede ser complicado, pues a veces sentimos que sólo hay una manera de hacer las cosas. Cada persona tiene maneras diferentes de desenvolverse pero, al fin y al cabo, lo importante es que nuestro compañero logre el mismo resultado que nosotros aunque lo haga a su manera.

 

Realiza un Status de tus tareas

Haz un listado de las tareas pendientes que dejarás antes de irte de vacaciones y especifica en qué estado se encuentran. Detalla donde guardas los archivos necesarios para completarlas, las contraseñas así como los contactos de otros participantes del proyecto. En caso de tener que retomar la tarea en tu ausencia, tus compañeros podrán recurrir a esta información sin consultarte.

 

Un backup no sólo asegura el correcto funcionamiento del negocio mientras que los miembros de la organización disfrutan del periodo estival. También ayuda al trabajador a desconectar del día a día y a aprovechar mejor sus vacaciones, pues se va con la sensación real de haber dejado a buen recaudo todas sus tareas. Además, dejar todo el trabajo atado también ayuda a recargar las pilas antes de volver al trabajo y aumenta la motivación al volver.

 

¿Preparado ya para tus vacaciones? ¡No olvides tu backup!

 

En Tech Talent Solutions entendemos el capital humano como el motor de la transformación digital.

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Aroha Llanos

Content Writer en Zemsania
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